Beispiel
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Aufgabe: Erstellung einer einfachen Adressen-Datenbank mit Hilfe der Datenbank-Assistenten
Nach dem Öffnen von Access 2000 Leere Datenbank auswählen. Dateiname: Adressen.
- Es erscheint nun das Hauptmenü
mit den sog. 'Objekten':
(Achtung: Diese 'Objekte' haben nichts mit den Objekten im Sinne des Entity-Relationship
Modelles zu tun!)
Tabellen Tabellen stellen die Struktur der einzelnen Datensätze dar. Jeder Datensatz ist in einer Tabellenzeile gespeichert.
Abfragen Mit Hilfe von Abfragen werden Daten aus den Tabellen herausgefiltert. Damit kann gezielt auf Teile des Datenbestandes zugegriffen werden.
Formulare Mit Formularen können Karteikarten gedruckt und Bildschirmmasken erstellt werden, die zur Anzeige von Daten aus Tabellen und Abfragen dienen.
Berichte Ein Bericht ist ein speziell für den Ausdruck von Listen entwickeltes Formular.
Makros Makros fassen Folgen von nacheinander ausgeführten Befehlen unter einem Namen zusammen, sodass Arbeitsgänge abgekürzt werden können.
Module Module sind Prozeduren, die in der Programmiersprache von Access erstellt wurden.
Dann in 'Objekte' Tabellen markieren und Neu. Nun wählt man den Tabellen-Assistenten.
Im folgenden Fenster erscheinen vorgegebene und vordefinierte Beispieltabellen (links) und entsprechende Felder (rechts).
Nun wählt man die entspr. benötigten Felder, wie Vorname, Nachname, Adresse, Bundesland, etc. aus, indem man das jeweilige Feld markiert und auf das ">" Symbol klickt.
Dann klickt man auf weiter, gibt einen Tabellennamen ein (dieser ist unabhängig vom Dateinamen!!) und wählt zuletzt Direkt Daten in die Tabelle eingeben an.
Nun erhalte ich eine simple Tabelle, in die ich meine Daten eingeben kann. Sobald ich Daten eingebe, erscheint darunter eine neue leere Zeile für weitere Daten.
Übung: Geben Sie nun ein paar beliebige Datensätze ein!
Das Ergebnis sieht, z.B. so aus:
Übung: Einfache Abfrage in der Tabelle durch Filter
Klicke auf das Symbol 
- klicke dann mit der
Maus in ein Feld (z.B. Bundesland) und wähle dann einen vorhandenen Wert aus. Nach dem
klicken auf das Symbol 
werden nur noch jene Datensätze angezeigt, die
jenem Wert enstprechen. Nach nochmaligem klicken werden wieder alle Datensätze angezeigt.
Übung: Erstellung einer Eingabemaske mit dem Assistenten
Schließe die Tabelle und wähle im Hauptfenster Formulare - Neu - Formular-Assistent.
Wähle alle Felder aus (ausgenommen das ID-Feld), wähle dann einspaltig und ein enstprechendes Format.
Schließlich einen Namen für das Formular auswählen (hat
wieder nichts mit Datein-Namen zu tun) und Fertigstellen.
Schließlich erhalte ich das fertige Formular mit einem Datensatz-Navigator in der Fuß-Zeile.
Wähle Abfrage - Neu - Auswahlabfrage-Assisten.t
Wähle die entsprechenden Felder aus und klicke schließlich Fertigstellen.
Wir erhalten schließlich eine Tabelle, die aussieht wie unsere Originaltabelle.
Gehe nun über das Symbol 
in die Entwurfsansicht.
Hier können die Abfrageoptionen ausgewählt werden, z.B.:
Gehe nun durch klicken auf das Symbol 
in die Datenblattansicht und das Ergebnis sieht so
aus:
Wähle Berichte - Neu - Berichtsassistent und wähle die entsprechenden Felder aus.
Bei der Frage nach einer Gruppierungsebene wählen wir nichts aus. Wir wählen dann nach Geschmack beliebige Layout-Optionen aus und sagen schließlich Fertigstellen.
Das Ergebnis ist nun eine für den Ausdruck geeignete Liste.